직장에서 시간관리 및 일정관리 개선하는 방법

직장에서 시간 관리의 이점과 시간 관리 기술을 향상시키기 위한 몇 가지 팁을 나열했습니다.

 

시간관리 및 일정관리

 

1. 명확한 목표 설정

좋은 시간 관리 관행을 향한 첫 번째 단계는 목표를 설정하는 것입니다. 목표가 무엇인지 모르면 목표 달성에 도움이 되는 작업의 우선 순위를 알 수 없습니다. 목표는 일반적으로 SMART 라고 하는 것이어야 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

즉, 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 관련성이 있고, 시간 제한이 있습니다.

 

2. 우선 순위 지정

목표가 무엇인지 알게 되면 앞으로 다가올 작업을 살펴보고 스스로에게 물어보십시오.

'이 작업이 내 목표 중 하나를 달성하는 데 도움이 되나요?' 그리고 '오늘 이 일을 하는 것이 더 나은 내일을 만드는 데 도움이 될까요?'

대답이 '예'라면 작업을 수행할 가치가 있습니다. 대답이 '아니요'인 경우 해당 작업을 완전히 제거하는 것에 대해 생각해 볼 수 있습니다. 작업의 우선 순위를 정할 때 긴급성도 고려해야 합니다. 이는 작업을 완료해야 하는 시기와 관련이 있습니다.

마감일이 있나요? 해당 작업을 즉시 수행하는 것보다 나중에 수행하는 것이 의미하는 바는 무엇입니까?

 

 

 

 

 

 

 

우선 순위를 정하는 데 가장 일반적으로 사용되는 기술 중 하나는 시간 관리 매트릭스입니다.

시간 관리 매트릭스에는 다음에 따라 작업을 할당하는 4개의 사분면이 있습니다.

 

1. 긴급하고 중요한
2. 긴급하고 중요하지 않은
3. 중요하고 긴급하지 않은
4. 중요하지 않고 긴급하지도 않습니다.

 

목표는 결국 우리가 참여하기로 결정한 모든 작업이 '중요하고 긴급하지 않은' 범주에 속하도록 하는 것입니다.

 

3. 계획

계획 없이 목표를 설정하고 우선순위를 정하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 계획하는 방법과 사용할 수 있는 다양한 기술이 있으며 그 중 세 가지가 아래에 나열되어 있습니다.

• 큰 프로젝트를 더 작은 목표와 작업으로 나누기
• 부담감을 느끼고 싶지 않다면 큰 프로젝트를 작은 목표와 작업으로 나누는 것이 중요합니다.

 

 

 

 

 

 

 

어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 목표를 달성하기 위해 어떤 조치를 취해야 하는지 생각해 보십시오.

작업 목록을 만들고 일정에 할당한 다음 한 번에 하나의 작은 작업에 집중하십시오. 걸음마를 떼면 어느새 목적지에 도착하게 될 것입니다.

'할 일' 목록 사용

할 일 목록은 작업을 계획하는 데 매우 유용합니다. 그러나 일정의 특정 시간에 작업을 할당하면 더 효과적이고 따르기 쉽습니다. 또한 목록을 전체, 월간, 주간 및 일일 '할 일' 목록으로 구분하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 끝없는 작업 목록에 압도되지 않을 것입니다.

칸반 보드 사용

칸반 보드는 프로세스를 관리하기 위한 시스템으로 일본에서 Toyota가 처음 사용했습니다. 칸반 보드는 복잡하고 다양한 단계를 포함할 수 있습니다. 그러나 시간 관리를 위해 칸반 보드는 할 일, 진행 중 및 완료라는 세 개의 열이 있는 물리적 또는 전자 보드입니다.

그런 다음 레이블이나 스티커 메모를 사용 하고 각 레이블에 하나 의 작업만 작성하고 '해야 할 일' 열 아래에 붙입니다.

 

 

 

 

 

 

 

작업이 완료되면 '진행 중' 열로 이동하고 마지막으로 완료되면 '완료' 열로 이동합니다. 이것은 작업을 보다 가시적으로 만들고 프로세스를 통해 완료될 때 시각화하는 좋은 방법입니다.

4. 마감일 정하기

작업에 고유한 기한이 없는 경우에도 어쨌든 기한을 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 작업을 계속 미루는 것보다 완료해야 하는 시급함을 느낄 수 있습니다.

5. 미루는 습관 극복

우리가 미루는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 완벽주의에서 압도된 느낌, 열정 부족 또는 자원 부족에 이르기까지 다양합니다. 그렇기 때문에 미루는 이유를 파악하여 문제의 뿌리부터 해결할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

 

6. 자동화

사람들이 사람의 손길이 필요한 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보하기 위해 우리가 수행하는 많은 작업을 안전하게 자동화할 수 있습니다. 자동화할 수 있는 것이 있다면 그렇게 하십시오. 기술의 노예가 되지 말고 이점을 활용하십시오.

자동화는 시작할 시스템을 설정하는 데 학습 곡선과 시간이 필요할 수 있지만, 장기적으로 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

7. 대표

이 팁은 특히 팀 리더와 관리자에게 적용됩니다. 꽤 자주, 당신에게 오는 작업이 있지만 반드시 수행할 필요는 없습니다.

당신의 팀에는 그것을 수행할 수 있는 기술을 가진 사람이 있을 것입니다. 따라서 그들을 신뢰하고 그 작업을 그들에게 위임하여 직접적인 입력이 필요한 일에 집중할 수 있습니다.

 

8. 완벽주의를 피하라

정확한 것은 좋지만 완벽주의는 발목을 잡을 수 있으므로 주의하십시오. 어떤 것도 100% 완벽할 수는 없으므로 표준이 특정 작업에 충분하다고 생각하는 지점에서 멈추십시오. 절대적인 완벽함에 초점을 맞추면 어떤 일도 이룰 수 없습니다.

 

9. 작업 공간을 깔끔하게 유지하세요

작업 공간을 깔끔하게 유지하면 무언가를 해야 할 때마다 필요한 것을 찾는 데 시간을 낭비하지 않을 것입니다. 마찬가지로 물리적 또는 전자적으로 필요한 모든 문서에 대해 깔끔한 파일링 시스템을 유지하십시오.

 

10. 멀티태스킹을 하지 말라

많은 사람들은 멀티태스킹을 할 수 있고 그렇게 함으로써 시간을 절약할 수 있다고 생각합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

이것은 잘못된 것입니다. 멀티태스킹은 신화입니다. 우리가 멀티태스킹을 하고 있다고 생각할 때 우리는 대신 한 작업에서 다른 작업으로 빠르게 전환하고 있습니다.

이것은 우리가 전환할 때마다 초점을 잃고 원래 작업으로 돌아갈 때 다시 집중하려고 시간을 낭비한다는 것을 의미합니다.

한 번에 하나의 작업에 집중하는 것이 속도의 핵심입니다.

 

11. 유사한 작업을 함께 그룹화

또 다른 시간 절약 팁은 유사한 작업을 함께 그룹화하는 것입니다. 유사한 작업을 수행하려면 유사한 리소스가 필요할 수 있습니다. 따라서 하나씩 차례로 수행할 수 있다면 필요한 대부분의 항목이 이미 준비되어 있을 것입니다.

 

이렇게 하면 필요한 리소스를 다시 수집해야 하는 시간을 절약할 수 있습니다.

 

12. 방해 요소 제거 또는 제한

직장에서의 산만함은 현재 수행하고 있는 특정 작업과 관련이 없는 이메일일 수 있습니다. 필요하지 않은 회의 및 다양한 방해.

 

 

 

 

 

 

 

산만함을 제거하는 방법은 작업에 시간 슬롯을 할당하는 것입니다. 예를 들어 모든 회의를 아침에 하거나 이메일을 지정된 시간에만 확인하십시오. 또한 방해를 받을 가능성이 적은 조용한 장소에서 중요한 작업을 수행하는 것을 고려하십시오.

 

13. 80/20 규칙을 기억하십시오

파레토 법칙 에 따르면 사건 의 약 80%는 20%의 원인에서 비롯됩니다. 시간 관리도 마찬가지입니다.

이 규칙에 따르면 활동의 20%가 결과의 80%를 차지합니다 . 따라서 하루에 얼마나 많은 작업을 수행하는지가 아니라 수행하는 작업의 영향에 초점을 맞추십시오. 시간을 할애하는 활동의 수보다 성취 한 결과 에 집중하십시오.

 

14. 휴식을 취하다

마지막으로 직장에서 시간 관리를 개선하는 방법에 대한 매우 중요한 팁은 휴식 시간을 허용하는 것입니다.

휴식을 취한 직원은 원기를 회복하고 실수를 덜 할 가능성이 높습니다. 아시다시피 실수는 많은 시간과 비용을 요할 수 있습니다! 휴식 시간을 허용하면 많은 실수를 피할 수 있습니다.

 

시간의 중요성 : 자기계발 관점에서 중요한 10가지 이유

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