협업이 그 어느 때보다 쉽고 효과적입니다. 기술의 발전은 우리가 온라인에서 즉시 연락하고 협력할 수 있음을 의미합니다.
한국에 있는 누군가가 해외에 있는 동료와 실시간으로 협력하여 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다. 최신 기술을 활용하여 팀이 온라인으로 협업할 수 있도록 하려면 이 기사가 적합합니다.
재택 근무 기회를 제공할 수 있거나 팀에 더 나은 도구가 필요하기 때문일 수 있습니다. 협업은 모든 회사의 핵심이며 온라인 협업 도구의 7가지 이점은 다음과 같습니다.
1. 이메일은 뒷자리를 차지
옛날 옛적에 이메일은 직장에 혁명을 일으켰고 비즈니스를 온라인 작업으로 밀어 넣었습니다. 이제 이메일에 덜 의존할 수 있으므로 회신을 기다리는 동안 진행 속도가 느려질 수 있습니다.
온라인 공동 작업 도구는 모든 사람이 동시에 필요한 항목에 액세스하고 인스턴트 메시징을 통해 즉시 통신할 수 있음을 의미합니다.
현대 사무실에는 여전히 이메일을 위한 장소가 있으며, 이메일은 일을 추적할 수 있는 좋은 방법입니다. 그러나 팀 생산성을 높이려면 대신 전용 공동 작업 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다.
2. 문서 접근 용이성
클라우드 또는 공유 폴더에 문서(템플릿 포함)를 호스팅하면 필요한 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있습니다. 인터넷 이전에는 문서가 인쇄본으로 보관되어 다른 위치에 있는 사람들이 액세스할 수 없었습니다.
이제 출장 중인 세일즈맨이나 해외 프로젝트 관리자가 로컬 Wi-Fi에 로그인하여 필요한 문서를 가져올 수 있습니다.
필요한 사람만 중요한 정보에 액세스할 수 있도록 권한 및 제한을 추가할 수 있습니다. IT 팀은 원격으로 사용자를 추가할 수 있으므로 재택 근무자도 문서에 액세스하는 데 거의 문제가 없습니다.
클라우드에 문서가 있으면 직원이 USB에 문서를 로드할 필요가 없습니다. 기밀 정보가 포함되어 있으면 쉽게 잘못 배치되어 취약해질 수 있습니다. 클라우드는 더 편리하고 안전합니다.
3. 보다 효율적인 워크플로
온라인 협업 도구를 사용하면 불필요한 회의, 긴 이메일 체인, 긴 전화 통화를 줄이는 데 좋습니다. 누구나 보드 및 공동 작업 공간과 같은 것을 사용하여 프로젝트 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
사람들은 질문을 하고 동료와 상사로부터 빠른 답변을 받을 수 있습니다.
매우 빠른 응답 시간은 프로젝트가 응답 대기로 인한 중단 없이 원활하게 진행될 수 있음을 의미합니다. 물론 일시적으로 사람들에게 연락할 수 없는 경우도 있지만 대기 시간이 크게 줄어듭니다.
마케팅을 예로 들어 보겠습니다. 누군가 보도 자료를 작성하고 있으며 Google 문서도구와 같은 클라우드 기반 도구를 사용할 수 있습니다.
보고서를 입력한 다음 관리자와 액세스를 공유할 수 있습니다. 관리자는 보도 자료를 다시 보내기 전에 검토하고 주석을 달 수 있습니다. 이 모든 작업은 동일한 문서 내에서 온라인으로 실시간으로 수행할 수 있습니다.
4. 작업을 즉시 실행할 수 있습니다.
의제에 새로운 모든 작업은 팀에 신속하게 전달될 수 있습니다. 회의실을 예약하고, 팀을 모으고, 모든 사소한 일에 대해 회의를 할 필요가 없습니다.
대신 좋은 온라인 협업 도구를 사용하여 작업을 공유할 수 있으며 팀은 작업을 시작하기 전에 확인하고 질문할 수 있습니다.
온라인 도구를 사용하여 체계적으로 유지하고 작업 진행 상황을 추적하는 것이 훨씬 쉽습니다. 예를 들어 특정 보드를 사용하여 작업을 세 개(또는 그 이상)의 열로 분할하여 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.
가장 기본적인 수준에서 이러한 열은 "할 일", "하는 중" 및 "완료"입니다. 작업에 따라 "완료" 열로 돌아가기 전에 작업을 검토해야 하는 경우 인기 있는 네 번째 열은 "수정"입니다.
관리자가 이 정보를 공유하도록 선택하면 팀의 모든 구성원이 작업 진행 상황을 볼 수 있습니다. 이것은 팀이 아이디어와 프로세스를 공유할 때 팀 간의 협업을 증가시킬 수 있습니다.
이와 같은 시스템은 동료를 방해하지 않도록 자신의 작업을 완료해야 하는 긴박감을 증가시킨다는 것도 입증되었습니다.
5. 원격 작업자를 사용하여 비용 절감
비즈니스에 원격 근무를 도입하면 접근할 수 있는 구직자 풀이 폭발적으로 늘어납니다. 이는 해당 지역의 생활비가 낮기 때문에 적은 비용으로 전문가를 찾을 수 있음을 의미합니다.
온라인 협업 도구를 사용하면 처음부터 원격으로 팀을 만들고 비용을 크게 절약할 수 있습니다.
적은 비용으로 인재를 찾을 수 있을 뿐만 아니라 사무실 공간 및 가구와 같은 비용도 절약할 수 있습니다. 일거리가 충분하지 않은 풀타임 직원을 고용하는 대신 프로젝트나 작업을 위해 사람을 고용할 수도 있습니다.
원격 근무는 매우 매력적인 직업 혜택입니다. 그것은 당신이 당신의 위치에 더 많은 자격을 갖춘 사람들을 유치하는 데 도움이 될 수 있습니다. 원격 작업에 적응하는 것도 비즈니스의 미래를 보장하는 좋은 방법입니다.
의심할 여지 없이 점점 더 많은 사람들이 이것을 계약의 일부로 원할 것입니다.
6. 그 어느 때보다 쉬워진 보고
프로젝트에 대한 보고는 힘들고 시간이 많이 소요되며 완료하는 데 매우 스트레스가 될 수 있습니다. 곁길로 가거나, 중요한 데이터를 잘못 배치하거나, 다양한 소스에서 정보를 수집하기 쉽습니다.
온라인 협업 도구는 특히 대규모 팀을 담당하는 경우 보고서 작성과 관련된 작업을 줄일 수 있습니다.
많은 온라인 도구에는 다양한 출처에서 요청에 따라 보고서를 생성할 수 있는 기능이 있습니다. 이 프로세스는 쉽게 자동화할 수 있으므로 수동으로 만드는 모든 어려움을 제거할 수 있습니다.
팀이 보다 중요한 작업을 수행할 수 있도록 버튼 클릭만으로 자세한 보고서를 작성할 수 있습니다.
7. 쉽게 변경 사항 추적
특정 온라인 공동 작업 도구를 사용하면 팀에서 변경한 사항을 쉽게 추적할 수 있습니다. 관리자는 변경 사항을 검토하고 이전 버전과 비교할 수 있습니다.
중요한 문서를 다룰 때 특히 유용합니다. Microsoft 365 또는 G-Suite와 같은 도구를 사용하면 문서, 프레젠테이션 및 스프레드시트의 이전 사본을 가져올 수 있습니다.
변경 사항이 만족스럽지 않거나 검토가 필요한 경우 직원을 태그하여 관심을 끌 수 있습니다. 온라인 도구를 사용하면 조정 없이 주석을 달 수 있어 새로운 아이디어에 대해 보다 쉽게 협업할 수 있습니다.
결론
아직 협업을 위해 온라인 도구를 사용하고 있지 않다면 귀하(또는 귀사)는 시대에 뒤처진 것입니다. 기술의 발전으로 오프라인보다 온라인 작업이 훨씬 더 유용해졌습니다.
팀은 협업을 핵심으로 하여 더 빠르고 창의적으로 작업을 수행할 수 있습니다. 어떤 비즈니스를 하든 온라인 협업 도구를 사용하면 전체 팀의 생산성이 향상됩니다.
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